La gestion des données des patients représente une tâche essentielle – vitale – pour un hôpital. Face à la disparité de procédures et à la dispersion des données qui régnaient jusque là, l’Hôpital Ambroise Paré de Mons s’est doté d’un outil moderne, dans l’esprit des nombreuses initiatives qui fleurissent aujourd’hui dans le monde médical aux niveaux fédéral, régional et local. La clé de la solution s’appelle BDOC, développé grâce à la technologie Caché, la base de données d’InterSystems.
Des compétences spécifiques
La SSCI Ciges SA, basée au Roeulx près de Mons, est organisée en 4 business units. Aujourd’hui, la principale est celle qui consacre ses activités au monde médical auquel Ciges propose, d’une part, des prestations de services sur des projets spécifiques et une solution de base documentaire BDOC développée par ses soins sur base de la technologie Caché d’InterSystems.
En 2001, Marco Turco, directeur informatique à l’Hôpital Ambroise Paré et par ailleurs membre de la Commission “Normes en matière de Télématique au service du secteur des Soins de Santé”, prenait contact avec Ciges, société avec laquelle il avait déjà collaboré lorsqu’il était directeur informatique d’IRIS (1), pour étudier la faisabilité d’un serveur de base documentaire pour les besoins de l’hôpital Ambroise Paré (2). L’idée de “BDOC” était née.
Le patient en guise de point focal
Le serveur de base documentaire BDOC permet désormais à tout le personnel hospitalier de travailler avec une seule et même interface pour accéder aux données des différents départements de l’hôpital. “BDOC a instauré davantage de rigueur dans le travail du personnel mais il a surtout permis de tout centraliser”, souligne Rudy Simons, administrateur de Ciges. “L’objectif était de réunir toutes les informations pertinentes et importantes disséminées dans tout l’hôpital autour d’un point unique : le patient.”
BDOC comporte trois volets:
1. une partie qui permet de consulter l’historique du patient, bâti au fil de ses passages ou séjours à l’hôpital: liste et détails de ses divers contacts, liste des examens … le tout accompagné des documents annexes y ayant trait (rayons x, imagerie médicale, protocoles de sortie…);
2. les données signalétiques du patient (données administratives, lit occupé, mouvements …);
3. le mini-dossier d’urgence, destiné spécifiquement au département des urgences (traitements et médications en cours, allergies, contre-indications médicamenteuses…).
Chaque acte médical, chaque étape au sein de l’hôpital, implique la création d’un certain nombre de documents. Toute une série de “canevas de saisie” (une centaine en tout) ont ainsi été conçus par Ciges en liaison étroite avec les médecins, les spécialistes et les infirmières. Ces canevas varient selon la spécialité du médecin, le type de patient, l’objet de sa visite à l’hôpital (examen, urgence, hospitalisation, …). Certains sont classiques, normés, communs à tout un service; d’autres sont beaucoup plus spécifiques, respectant les habitudes et préférences individuelles des médecins.
Par ailleurs, les informations annexes, provenant des divers services, sont préservées dans leur format habituel et insérées dans la base documentaire sous forme de documents numériques. Pour disposer de ces informations annexes, Ciges a développé toute une série d’interfaces vers les différents systèmes de production d’information utilisés par les différents services : laboratoires, radiologie, médecine nucléaire, secrétariat médical … Une autre interface relie BDOC au système de prises de rendez-vous, sans parler de celle qui connecte le système au serveur fédéral S3.
BDOC centralise donc à la fois des formulaires structurés (XML), des documents PDF (par exemple, les lettres de sortie), des protocoles, résultats d’examens, notes, etc. Il sert de point d’accès unique. Les documents proprement dits sont stockés dans la base de données de l’hôpital.
Au-delà de l’enceinte
BDOC est une solution à la fois intranet (pour les besoins internes des différents services de l’hôpital), extranet (pour les médecins de l’hôpital depuis leur domicile ou cabinet privé) et Internet (via sa connexion au Serveur de Soins de Santé fédéral, S3).
Que ce soit en raison du caractère sensible des données ou par les risques liés aux accès de l’extérieur, la sécurité de la solution a été particulièrement soignée. Les accès sont contrôlés et autorisés sur base du rôle de l’utilisateur et du moment de sa prestation. Par ailleurs, un enregistrement exhaustif de tous les accès et opérations (consultation, chargement de données, modifications …) est assuré, afin de préserver une trace totalement documentée du dossier et de ses accès. Enfin, une solution de chiffrement des transferts et des données est en cours de développement. Elle constituera un garant indispensable lors de l’utilisation de l’application par des intervenants extérieurs.
Pour l’instant, seul une poignée de généralistes a accès aux données. Leur nombre devrait augmenter rapidement. A leur intention, Ciges est en train de développer une couche PDA qui permettra de consulter les données du serveur documentaire – voire de saisir quelques informations – via des assistants personnels. Ainsi, le degré de liberté augmentera sensiblement pour les utilisateurs, tant dans l’enceinte de l’hôpital qu’au dehors. Un généraliste pourra consulter le dossier d’hospitalisation d’un de ses patients lors de sa visite à domicile. De même, un médecin de garde disposera de toutes les informations dont il aura besoin pour soigner un patient dont il ne connaît pas les antécédents.
Outre la sécurisation d’accès, celle du contenu et de sa sauvegarde est également essentielle. Chaque soir, la totalité de la base de données de navigation, qui contient les informations et les historiques, est sauvegardée. Actuellement, cela représente un volume de 1 Go. Temps de la sauvegarde: 150 secondes, en-ligne, sans interruption du système et donc, sans impact pour les utilisateurs. “Une performance que nous devons, une fois encore, à la technologie Caché”, souligne Rudy Simons.
Entre chaque sauvegarde, toutes les modifications des données sont systématiquement enregistrées dans un fichier spécial sur un système externe, “de quoi redémarrer BDOC en cas de panne ou de sinistre, en l’espace de 20 minutes et sans la moindre perte de données”.