La tendance est au numérique. N’en déplaise aux nostalgiques de l’écriture manuscrite, la plupart des documents sont aujourd’hui numérisés. Duplicables, facilement manipulables et aisément stockables, les données numériques, ne divorcent pour autant ni avec le papier, ni avec le stylo. En témoigne la mise au point, par la société Anoto, d’une solution complète permettant de connecter les formulaires papiers au monde numérique via un processus et des technologies novatrices.
Le principe est simple: il s’agit de numériser des textes ou des dessins manuscrits au moyen d’un stylo bille et d’un papier spécifiques. Stockées, ces données deviennent alors disponibles pour un usage ultérieur. La saisie manuscrite des textes se fait de façon on ne peut plus traditionnelle, à ceci près que le papier présente une couche spéciale permettant la capture des caractères. Le stylo, lui, est doté d’une caméra numérique et d'un processeur intégré. En prenant une cinquantaine de clichés par seconde, ce dernier est en mesure de reconstituer fidèlement le parcours du stylo et de le stocker en mémoire. L’utilisateur peut dès lors effectuer le transfert des données manuscrites stockées sur le stylo vers un PC ou un téléphone mobile, via la technologie Bluetooth ou par connexion USB. Une fois reçues, les données peuvent être traitées par l’application spécifique au formulaire qui vient d’être rempli. Exportées dans un format image (.GIF, .XML etc.) et étiquetées (identité, auteur, date, nature du formulaire), les données manuscrites fraîchement numérisées sont prêtes à être traduites en textes et chiffres numérisés. Des solutions spécifiques telles que celle développée par VisionObjects sont spécialisées dans la reconnaissance de caractères manuscrits. On peut également envisager –et c’est là l'un des intérêts du système- la mise en place d’un dispositif repérant les erreurs de saisie et envoyant un SMS à l’utilisateur pour lui demander de corriger. Traitées et validées, les données peuvent finalement être intégrées dans la base de données de l’organisme.
Le stylo communicant d’Anoto trouve une application plus que probante dans le domaine de la santé. Depuis le Plan Cancer de 2002, les radiologues mènent un dépistage généralisé et régulier du cancer du sein, chez les femmes de plus de 50 ans. A cette occasion, deux fiches de diagnostic sont successivement renseignées, dans un délai qui ne doit pas, selon la loi, excéder 15 jours. En lançant courant 2004 son stylo NeoPen inspiré de la technologie Anoto, la société Epi Concept est venue compléter son logiciel Neoscope -spécialisé dans la saisie et la gestion des diagnostics de mammographie- qui était déjà adopté par 60% des structures. NeoPen, parcequ’il dispense du recours à une opératrice pour la saisie des formulaires, permet un gain de temps considérable. Cette technologie ne requiert par ailleurs ni formation particulière des radiologues (la méthode de renseignement des fiches reste classique), ni outil informatique supplémentaire. Une fois le formulaire rempli, le stylo est reposé sur sa base, et transmet les données au système informatique. Ces dernières sont alors transmises à l’intégrateur FMS pour être traitées en reconnaissance de caractères. FMS renvoie alors les données à Epi Concept pour en vérifier la cohérence, avant de les intégrer dans la base de données de Neoscope. Ce stylo peut stocker un volume de données correspondant à une centaine de fiches. Une technologie d'autant plus favorablement accueillie que qu'un département sur deux couvre plus de 20.000 mammographies chaque année!
Exemple à l’appui, il est facile de cerner les avantages d’un tel dispositif. Nous parlions un peu plus haut de gain de temps: ce n’est là qu’un euphémisme! La capture des informations s’effectuant instantanément au moment de l’écriture, le temps de traitement des informations se trouve divisé par 3! Le stylo numérique réduit également de façon significative les erreurs de saisie: dotée d’une précision supérieure à 95%, cette solution permet une amélioration sensible de la qualité des données saisies. Aucune formation et aucune modification des méthodes de travail n’est par ailleurs requise. Le processus de renseignement du questionnaire reste traditionnel, voire confortable (stylo léger, ergonomique). Plus intuitif et simple d’utilisation qu’un ordinateur portable ou un PDA, le stylo numérique jouit en outre d’une parfaite autonomie (capacité de stockage élevée). Il garantit de surcroît une réelle traçabilité des données dans la mesure où celles ci sont instantanément intégrables au système informatique de l’organisme. Par suite, l’archivage numérique –préférable à un archivage papier extrèmement volumineux- s’en trouve facilité. Le système demeure en outre relativement fiable: dans l’hypothèse –peu probable- d’une panne de caméra, aucune donnée ne sera réellement perdue puisque les formulaires sont aussi renseignés à l’encre.
En réhabilitant l’écriture manuscrite, Anoto prouve finalement que cette dernière peut coexister avec l’écriture numérique, qu'elle en est complémentaire. Si le domaine de la santé est déjà friand de cette technologie, d’autres applications sont par ailleurs envisageables, notamment dans le secteur des transports (gestion et suivi des colis), des assurances (inspection de sinistres), de l’éducation ou encore dans l’administration (justice, police). Aujourd’hui, le traitement des formulaires peut s’opérer de trois manières: en saisissant de façon classique les fiches au clavier, en passant directement par un interface web et en utilisant un stylo numérique. Parmi ces trois solutions, le stylo numérique représente incontestablement l'’investissement le plus important (1000 euros environ par structure pour trois stylos). Toutefois, les économies générées par l’automatisation du traitement et l’élimination de la phase de saisie compensent largement le coût de cette solution.