Le e-Procurement couvre l’ensemble du cycle d’approvisionnement, de la demande d’achat au rapprochement de facture. La dématérialisation du processus d’approvisionnement répond à un cahier des charges simple : une plus grande transparence, une traçabilité complète et une recherche constante d’efficacité. L’utilisateur final est pour cela placé au cœur du système, ce qui évite les ressaisies et les intermédiaires inutiles. L’enjeu est d’offrir une meilleure connaissance et une plus grande maîtrise de la chaîne d’approvisionnement (quantité commandée/livrée, respect des délais de livraison, etc.) et de permettre au final un certain nombre d’économies.
Fournisseurs
La première étape du e-Procurement est le référencement complet des fournisseurs sur une même plate-forme. Suivant les modalités techniques retenues, les fournisseurs sont invités à entrer directement leur catalogue produits (ou à interfacer directement leur SI avec la plate-forme). Cela permet une meilleur visibilité de l’offre, de comparer les tarifs, grouper ses achats afin de réduire au maximum les coûts administratifs et opérationnels. Les données peuvent alors être mises à jour en temps réel et la performance des fournisseurs peut être suivie et analysée de près.
e-Catalogue
L’ensemble des postes achats peut être intégré dans un (ou des) catalogues électroniques : médicaments, dispositifs médicaux, produits d’analyse, prestations d’hôtellerie, fournitures de bureau, consommables informatiques. Les utilisateurs peuvent alors rechercher simplement et directement les références qui concernent leur service dans cette base de données et passer leur commande suivant la même procédure qu’un site de e-Commerce grand public : recherche du produit, accès à la fiche (visuel, information technique, tarifs) sélection des références retenues (ajoutées au fur et à mesure à son panier), validation, commande. L’utilisateur est alors responsabilisé dans ses achats (meilleurs appréciation des coûts en fonction des budgets alloués).
Cycle décisionnel
L’ensemble de la chaîne d’approvisionnement est pris en compte par la plate-forme : la gestion des demandes d’achats de tous les services, l’approbation, la signature électronique, l’émission des bons de commandes, l’envoi aux fournisseurs, la réception de la livraison, l’automatisation du bon de livraison (...) assurant une traçabilité complète de la procédure et supprimant les intermédiaires inutiles, la ressaisie des données (moins de risque d’erreur). Au final, les soignants gagnent, sur les procédures administratives, du temps qu’ils peuvent consacrer à leurs patients.
Facturation
Au bout de la chaîne, l’émission, la réception des factures électroniques et leur rapprochement sont facilités. L’automatisation du cycle achat et approvisionnement permet, de plus, un pilotage précis des dépenses et un reporting complet.