Le Centre Régional de Rééducation et Réadaptation Fonctionnelles (C3RF) d’Angers est un établissement privé à but non-lucratif géré par une Association de Loi 1901. Il regroupe sur un seul site 311 lits répartis en trois activités : maison de retraite, soins de longue durée et rééducation. En 2008, le C3RF prévoit l’ouverture d’une autre activité de rééducation pédiatrique et cardio-respiratoire (95 lits supplémentaires).
Fin 2005, ses responsables ont souhaité faire évoluer leurs outils informatiques. “Notre but était de pouvoir recueillir des données pour le PMSI et le dossier d’administratif du patient. Aussi, nous avons commencé par réaliser une consultation d’une douzaine de sociétés proposant des solutions de gestion des soins. Au final, nous avons retenu l’outil Osiris de l’éditeur Corwin pour un coût total d’environ 500.000 euros, explique Frédéric Desobry, le directeur adjoint. Notre montage est assez original puisque nous nous ne souhaitions pas changer radicalement tous nos logiciels pour retenir qu’un seul éditeur avec une solution intégrée. En effet, j’estime que le problème des passerelles ne sera jamais résolu. Nous avons donc conservé différents logiciels (par exemple l’outil qui sert à la cuisine pour la prise de commande des repas) tout en mandatant Corwin pour être le référent et formateur unique pilotant toutes les solutions relatives au dossier de soins.”
Le déploiement s’est réalisé sur huit mois au sein de deux services tests aux méthodes de fonctionnement bien distincts, en l’occurrence un de soins et un de rééducation. Pour cela, le C3RF a mis en place un comité de pilotage de sept personnes réunissant là encore des profils divers : médecins, cadres de rééducation et de santé, cadres administratifs. Avant tout, il lui a fallu faire évoluer son équipement informatique. Le centre a installé un serveur dédié au logiciel de soins et remplacé bon nombre de matériels par des ordinateurs portables et des PC pour la consultation dans les services de la messagerie interne et l’accès aux documents.
Selon le directeur adjoint, la suite du déploiement d’Osiris s’est globalement bien passée, même si initialement prévue sur douze mois, elle a nécessité seize mois. Après une grande réunion d’information, les utilisateurs finaux ont été formés selon une méthode de capillarité. C’est-à-dire qu’un groupe d’une dizaine de référents suivait une session d’informations d’une heure à une heure et demie. Puis, ces référents diffusaient leurs connaissances auprès de leurs collègues avec de temps à autre une session de rafraîchissement des savoirs.
“En fin de compte, le plus important reste que les utilisateurs se sont rapidement appropriés l’outil et ont totalement abandonné les écritures sur papier, assure Frédéric Desobry. Osiris répond à un impératif de fiabilité du système et de sécurité dans la transmission des informations. Il garantit également la traçabilité des données. Chaque document lié à la prescription, la validation et le plan de soins est horodaté et signé électroniquement. Le satisfecit porte également sur la confidentialité des informations puisque, en fonction de son profil, un utilisateur dispose ou pas de droit de lire, de modifier ou d’enrichir un document. Par ailleurs, le paramétrage préalable -défini par le comité de pilotage- masque ou non certaines informations confidentielles du patient ou de sa famille.” Et pour maintenir un accès constant aux données, le C3RF a installé avec Corwin (en plus du double serveur) une solution de sauvegarde en installant quatre PC qui réceptionnent toutes les trente minutes une copie complète de la base de données. En cas de problème par exemple de faille du réseau informatique (pour l’heure, Osiris n’est pas accessible de l’extérieur de l’établissement), ces postes équipés d’imprimantes permettent la lecture et l’édition des données.
Malgré les apparences, ce travail de longue haleine n’est pas pour autant achevé. Le service de rééducation qui n’était pas informatisé doit retranscrire ses archives d’évaluation et bilans. Le centre compte aussi simplifier sa communication interne, notamment en maintenant Osiris et l’outil gérant les documents liés à la qualité mais en abandonnant Lotus Exchange. “L’idéal, confie Frédéric Desobry, serait de fusionner ces deux messageries et de ne disposer que d’une seule interface de navigation.” Finalement, l’intégration peut avoir du bon...